Автоматическая отправка документов из 1С по email

Когда нужна автоматическая отправка документов из 1С

Услуга нужна, когда документы уже формируются в 1С, а время уходит на ручную рассылку: сохранить PDF, найти адрес, вложить файл, написать тему, отправить, отметить факт отправки. Ошибки здесь дорогие — письмо ушло не тому контрагенту, без вложения или с устаревшей формой.

Что происходит сейчас	Что настраиваем
Менеджер вручную сохраняет PDF и отправляет счёт	Отправку печатной формы из документа или обработки по кнопке
Акты сверки рассылают по списку контрагентов «вручную»	Массовую отправку по отбору с протоколом ошибок
Адрес каждый раз ищут в почте или Excel	Подстановку email из карточки контрагента / контактного лица по правилу
Непонятно, ушло ли письмо	Журнал или отметку об отправке — в согласованном объёме
После обновления 1С старый способ отправки сломался	Диагностику и адаптацию под текущий релиз

Напишите, какие документы нужно отправлять и как часто. Достаточно названия конфигурации, примера документа и текущего способа рассылки. Телефон: +7 (993) 640-33-23.

Какие документы и сценарии настраиваем

Счета, акты, УПД и комплекты

Настраиваем отправку согласованных печатных форм: счёт на оплату, акт, накладная, УПД и другие документы вашей конфигурации. Если сама форма нестандартная, сначала может понадобиться разработка печатной формы 1С — затем уже автоматическая отправка.

Акты сверки и массовая рассылка

Для периодической сверки с контрагентами настраиваем отбор, формирование вложений и отправку по списку. В протоколе фиксируем, кому письмо ушло, а где не найден адрес или возникла ошибка почты.

PDF и вложения

Обычно отправляем PDF печатной формы. При необходимости согласовываем несколько вложений в одном письме или другой формат, если его поддерживает ваша конфигурация и задача.

Запуск: кнопка, проведение, расписание

Сценарий запуска зависит от процесса:

• по кнопке из документа — когда решение об отправке принимает пользователь;
• при проведении или статусе — когда отправка должна быть частью рабочего шага;
• по расписанию или внешней обработкой — для массовых и фоновых задач.

Фоновый режим и права на работу с почтой оцениваем отдельно по вашей инфраструктуре 1С.

Адреса, тема и текст письма

Берём email из карточки контрагента, контактного лица или другого согласованного реквизита. Тему и текст письма настраиваем под тип документа: номер, дата, организация, краткое пояснение. Если адреса в базе неполные — сначала нужна дисциплина заполнения карточек, иначе автоматизация только ускорит ошибочные отправки.

Как проходит работа

1. Разбираем текущий процесс. Какие документы, кто отправляет, откуда берётся адрес, какая почта используется в 1С, какая конфигурация и релиз.

2. Фиксируем правила. Условия отправки, состав вложений, шаблон письма, поведение при ошибке (нет адреса, отказ SMTP, не сформировалась форма).

3. Настраиваем и проверяем. Реализуем через возможности конфигурации, расширение или внешнюю обработку — выбираем способ после оценки. Если есть тестовая копия, проверяем отправку на тестовые адреса.

4. Передаём в работу. Показываем, как запускать отправку и где смотреть результат. Инструкцию для пользователей передаём, если это входит в согласованный объём.

Что нужно для оценки

• название и релиз конфигурации 1С;
• какие документы нужно отправлять;
• разовая отправка из документа или массовая / по расписанию;
• откуда брать email;
• как сейчас настроена учетная запись почты в 1С (если уже настроена);
• нужны ли отметка об отправке, повторная отправка, несколько вложений;
• есть ли тестовая копия базы.

Не присылайте пароли почты и доступ к рабочей базе без согласованного безопасного способа передачи.

Отправка документов, печатные формы и обмен — в чём разница

Автоматическая отправка документов — это доставка уже сформированного документа контрагенту по email из 1С.

Если проблема в самой форме (поля, макет, логотип, комплекты) — смотрите печатные формы 1С.

Если нужна регулярная синхронизация заказов и остатков с сайтом — обмен 1С с интернет-магазином.

Если документы должны уходить через оператора ЭДО (Диадок, СБИС и аналоги), это отдельный контур: уточняем задачу и не смешиваем его с обычной email-рассылкой PDF без явного запроса.

Для разовой или пакетной обработки списка документов может понадобиться внешняя обработка 1С.

Частые вопросы

Заказать настройку отправки документов из 1С

Опишите, какие документы должны уходить контрагентам и как это сделано сейчас. Разберём конфигурацию, почту и правила — предложим понятный сценарий и ориентир по сроку.