Электронный документооборот. В чем его преимущества?

Электронный документооборот или ЭДО, далеко не инновация в сфере информационных технологий. Но за счет поддержки от правительства в последнее время стал все больше входить в массы. Все больше компаний переходят именно на обмен корреспонденцией в электронном виде, ведь это помогает не только упорядочить взаимоотношения с партнерами, но и даже сократить расходы организации.

Например, крупнейший в Российской Федерации обувной производитель (Холдинг «Брис-Босфор») смог уменьшить затраты на обработку документации на 30%, просто переведя на документы в электронном виде все подразделения компании.

Ниже мы расскажем, чем отличается ЭДО от надоевшего всем бумажного документооборота, основные методы и понятия и как перевести компанию на электронный обмен документами. Что такое электронный документооборот и как он работает?

Это организация процесса взаимообмена электронной корреспонденцией по единому формату, как внутри организации, так и с партнерами компании.

Если вы с партнерами договорились об отказе от бумажных документов и переходе на электронные, важно правильно организовать систему обмена, ведь в незащищенную систему могут внедриться мошенники и украсть или подменить важные документы.

Информация в электронном виде собранная в один или несколько файлов, пригодная для передачи по сетям, чтения и обработки – называется электронным документом. Для расшифровки и обработки информации в файлах используются такие программы как «1С: Предприятие».

Сейчас электронные документы наиболее распространены в бухгалтерских информационных системах, но и другие сферы жизнедеятельности предприятий начинают все активнее и активнее использовать этот вид документации. Важно – для того, чтобы документ имел юридическую силу – он обязательно должен быть заверен электронной подписью. Кроме того – это дает файлу защиту от подделки, ведь электронную подпись на документе подделать невозможно и, если информация в файле по пути следования будет изменена недоброжелателями – подпись на документе пропадет автоматически.

С помощью электронного документооборота возможно производить обмен абсолютно любыми документами, если это не запрещено законами Российской Федерации или если в законах нет оговорки о необходимости предоставления оригинального образца в бумажном виде.

Чтобы разрешить обмен определенными документами в электронном виде – постепенно вносятся правки в действующее законодательство. Так сейчас официально разращен ЭДО счет-фактур в электронном виде, трудовых книжек и еще ряда важных документов.

Самый известный пример обмена электронной корреспонденцией – это электронная почта. Использование такого способа передачи документов между организациями возможно, но для этого необходимо заключить двустороннее соглашение, а также таким способом разрешено передавать не все документы. Например, обмен счет-фактурами через электронную почту невозможен из-за несоблюдения установленного регламента передачи. Кроме того, почтовые ящики достаточно просто взломать и подменить информацию.

Для минимизации рисков внедрения ЭДО и для получения возможности обмениваться не только неформализованными документами (всевозможные акты, разные договоры, дополнения и т. п.), но и формализованными (формат которых утвержден ФНС) – необходимо подключаться к системам операторов ЭДО.

Оператор ЭДО – сторонняя организация, обеспечивающая безопасность обмена корреспонденцией по каналам связи путем использования аппаратно-программных средств защиты информации. Если говорить простыми словами – то в принципе оператор ЭДО отличается от сервисов электронной почты только защитой и соблюдением установленных законами регламентов передачи данных.

В Российской Федерации несколько операторов ЭДО. Они практически одинаковы в политике ценообразования, скорости и надежности работы, но при этом может сильно отличаться уровень сервисного обслуживания своих абонентов.

При выборе оператора в первую очередь нужно обращать внимание на следующие факторы:

• Скорость ответа специалистов технической поддержки;
• Готовность в помощи подключения компаний контрагентов;
• Наличие консультантов, помогающих внедрить и настроить правильную работу системы;
• Возможность интегрировать ЭДО в системы, уже работающие в компании.

В процессе регистрации фирмы у оператора ЭДО будет получен личный идентификатор, сообщив который компании партнеру, можно будет настроить маршрут обмена электронными документами. Если компания партнер не зарегистрирована ни у одного оператора ЭДО – ей необходимо будет это сделать. Важно, что не обязательно выбирать того же оператора, которым пользуется ваша организация. Маршрут обмена документами можно построить и между разными операторами ЭДО. Кроме того, вам не потребуется заключать с партнерами дополнительное соглашение на обмен электронной документацией, ведь в момент регистрации у оператора вы присоединяетесь к единому регламенту функционирования сервиса.

Необходимо отметить, что обмен электронной документацией между компаниями, обслуживаемыми разными операторами ЭДО, происходит через своеобразный роуминг (как в мобильной сети). И не все операторы ЭДО предоставляют роуминг автоматически, но построить маршрут возможно между всеми. Именно поэтому важно обращать внимание на наличие у оператора консультантов, готовых помочь наладить работу.

• Оповещает налоговую службу о факте присоединения вашей компании к электронному документообороту, что крайне важно при обмене счет-фактурами с контрагентами.
• Защищает ваши документы от злоумышленников, путем отправки данных по закрытым каналам и в зашифрованном виде.
• Следит за соблюдением прописанных в законах Российской Федерации норм к документации и порядке обмена ей (например – счет-фактуры).
• Автоматически проверяет подлинность ЭП на дату заверения и отправки документа.

• В первую очередь необходимо узнать используют ли фирмы, с которыми вы сотрудничаете, систему обмена корреспонденцией в электронном виде. Сделать это можно спросив у них напрямую или связаться с предполагаемым оператором и уточнить эту информацию у агентов поддержки.
• Оценить предполагаемый объем входящей и исходящей корреспонденции с фирмами, подключенными к ЭДО.
• Узнать у оператора техническую возможность интегрировать ЭДО с учетной системой, использующейся в вашей компании. Готовое решение интеграции позволит снизить стоимость внедрения электронного оборота документов.

• Определиться с оператором ЭДО. Важно не забыть обратить внимание на аспекты, которые были упомянуты в статье ранее.
• В случае, если у вас еще нет электронной подписи, приобрести ее у оператора ЭДО либо в другом аккредитованном месте. Если электронная подпись уже есть (например, приобреталась для сдачи налоговой отчетности). Важно, что ЭП должна быть у всех сотрудников вашей организации, кто будет иметь право подписывать документы.
• Пройдя процедуру регистрации, пригласить своих партнеров к взаимообмену электронной документацией.
• Интегрировать ЭДО с системой учета в организации.

Помимо внешних факторов (нежелание контрагентов вести электронный документооборот), могут возникнуть и трудности с сотрудниками собственной организации, но чаще всего они быстро пропадают в момент, когда выявляются преимущества и простота использования новой системы отправки корреспонденции.

• Скорость получения документов. Если раньше приходилось долго ждать или оплачивать срочную доставку оригиналов документов, то с системой электронного документооборота оригинал вы будете получать очень быстро. Несколько минут, если у партнера тот же оператор ЭДО, что и у вас, и 2-3 часа, если документ будет идти через роуминг. Особенно это важно в случае, когда компания должна получать оплату за товар в день заказа. Кроме того, ЭДО позволяет максимально оперативно согласовать и внести правки в документы, в которых были допущены ошибки.
• Онлайн прием и отправка документации. Явное преимущество этого способа в том, что нет необходимости иметь бумажные документы и получать, обрабатывать, подписывать и отправлять вы можете их из любой точки земного шара в любое время суток.
• Контроль документооборота. В случае, если партнер задерживает подписание – вы всегда можете ему об этом напомнить, кроме того, вы сразу получаете оригинал документа и нет необходимости обмениваться сканами документов, чтобы потом ждать получения оригинала, который недобросовестный контрагент может и вовсе не отправить.
• Сокращение расходов. Больше не будет необходимости печатать, пересылать и хранить кучу бумаги. Следовательно, сократятся расходы на бумагу, краску для принтера, курьера и архив, которые, при большом объеме корреспонденции, весьма существенны.
• Удобство хранения данных. Как уже сказали, нет необходимости содержать архив документов, да и поиск нужного документа не будет отнимать никаких сил. При этом, документ будет иметь точно такую же юридическую силу, как и бумажный оригинал.
• Интеграция с другими системами компании. Предоставленную оператором ЭДО возможно объединить с уже имеющейся в фирме системой бух. учета, что позволит еще больше облегчить работу персонала.

Операторы не берут абонентской платы за обслуживание. Следовательно, оплачивать вы будете только исходящую корреспонденцию. Стоимость оправленного документа будет менее 10 рублей. Все входящие документы оператор будет принимать и хранить бесплатно. Единственное за что еще оператор может попросить заплатить при подключении – это за интеграцию с вашей системой учета на предприятии, но это будет только в том случае, если вы используете нестандартные программы.

Не забывайте о необходимости получения электронной подписи, но чаще всего организации уже имеют подпись, необходимую для сдачи налоговой отчетности онлайн. Эта ЭП вполне подойдет и для электронного документооборота.

Подводя итог нужно сказать, что перевод компании на ЭДО позволит экономить не только финансы, но и сократить занятость персонала проблемами, которые не касаются их прямых обязанностей, а значит – работать более эффективно.